PRIVACY REGLEMENT ATELIER TOTEM

Inhoud:

 

1 Privacy regelement met betrekking persoonsgegevens cliënten.

2 Privacy regelement met betrekking persoonsgegevens betaalde medewerkers.

3 Privacy regelement met betrekking persoonsgegevens vrijwilligers.

 

 

PRIVACY REGLEMENT Atelier Totem

 

Beschrijving privacyreglement:

Dit privacyreglement schrijft voor hoe Atelier Totem Zeist met de persoonsgegevens van cliënten omgaat.

 

 

 

Dossiers:

Een opdrachtgever meldt een cliënt, inclusief alle nodige gegevens, aan voor begeleid werken bij Atelier Totem Zeist middels een aanmeldformulier. De cliënt, verstrekt middels het invullen van een intakeformulier, zijn/haar gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de diensten door Atelier Totem Zeist. Deze formulieren worden bewaard in een dossier. Deze dossiers worden per cliënt alfabetisch geordend in een dossierkast. Gedurende de begeleiding van de cliënt door Atelier Totem wordt dit dossier aangevuld met o.a. ondersteuningsplannen, gespreksverslagen, begeleidingsplan en alle correspondentie betreffende de cliënt.

 

Dit dossier is in te zien door de cliënt zelf of zijn vertegenwoordiger.

 

Er wordt geen informatie ingewonnen bij anderen zonder toestemming van de cliënten of zijn vertegenwoordiging.

 

Rechten van cliënten:

Cliënten hebben rechten op inzage, wijziging, aanvulling en verwijdering van bepaalde persoonsgegevens in het eigen dossier. Indien zij hier gebruik van willen maken kunnen zij dit aangeven bij de bevoegde medewerkers

 

Toegang tot persoonlijk dossier:

Binnen de organisatie wordt het persoonlijk dossier in een afsluitbare kast opgeborgen. Deze gegevens kunnen alleen worden ingezien door de cliënt of zijn vertegenwoordiger

 

Ook kunnen eventuele bevoegde begeleiders informatie over de cliënt inzien en nieuwe informatie toevoegen. Dit betreft alleen informatie die nodig is om een cliënt optimaal te begeleiden.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Aanvulling bladzijde 1

 

Bescherming van de privacy houdt in:

• beschermen van de persoonlijke levenssfeer, van eenieder wiens

Persoonsgegevens worden gebruikt en verwerkt, tegen misbruik;

• voorkomen dat de verzamelde en geregistreerde persoonsgegevens voor een

Ander doel worden gebruikt dan waarvoor ze zijn opgenomen;

• regelen van het inzage- en correctierecht.

Opname van gegevens, die voortkomen uit het aangaan en het doel van de interventie, – met andere woorden waarvan de cliënt logischerwijze kan aannemen dat deze gegevens geregistreerd staan – wordt niet gemeld aan de cliënt. Van opname van gegevens buiten deze categorie wordt de cliënt in kennis gesteld.

 

Hoofdlijnen van het beheer van de gegevensverwerking

1.     Atelier Totem Zeist is verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens. De zorgcoördinator treedt op namens Atelier Totem.

 

2. Indien een cliënt van mening is dat niet overeenkomstig dit reglement is

Gehandeld kan hij/zij bezwaar aantekenen bij de zorg coördinator.

 

3. De zorgcoördinator dient de volgende zaken te regelen:

a. Het vaststellen van:

• de eisen waaraan de programma’s en procedures van het

Registratiesysteem moeten voldoen en het voor productie vrijgeven van deze programma’s en procedures;

• de wijze van opslag van de in het registratiesysteem opgenomen

Gegevens;

• welke gegevens, overzichten en analyses, worden opgesteld;

b. Controle op het juiste gebruik van de gegevens. Werknemers van Atelier Totem Zeist

zijn verplicht tot geheimhouding van gegevens en deze niet anders te gebruiken dan voor de

uitoefening van hun functie.

c. Controle op het naleven van beveiligingsregels.

 

Doel van het verzamelen en registreren van de persoonsgegevens

Het verzamelen van de persoonsgegevens heeft tot doel:  het optimaal dienen van het belang van de deelnemer alsook onze organisatie.

 

Personen over wie gegevens worden verzameld en geregistreerd

In het dossier zijn opgenomen basisgegevens van personen die een belangrijke rol vervullen in het dagelijks leven en functioneren van de deelnemer.  Gezinsleden, andere familieleden, actuele andere hulpverleners, of de wettelijk vertegenwoordiger.

 

 

Bewaartermijn van opgenomen gegevens

Persoonsgegevens (alleen persoonsgegevens) in een vorm die het mogelijk maakt de cliënt te identificeren, worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van het doel waarvoor zij zijn verzameld of vervolgens worden verwerkt. Dit betekent de fysieke dossiers uiterlijk tot vijf jaar na beëindiging van de dienstverlening van Atelier Totem Zeist worden

bewaard. Daarna worden dossiers vernietigd.

 

Categorieën van personen of instanties waaraan gegevens worden verstrekt

Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover:

• de cliënt of diens wettelijk vertegenwoordiger zijn toestemming heeft verleend;

• noodzakelijk in het kader van de intensieve begeleiding van de cliënt;

• noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen;

• noodzakelijk ter bestrijding ernstig gevaar voor de gezondheid van de cliënt;

• wordt opgeëist op gerechtelijk bevel;

• ze wordt vereist ten gevolge van een wettelijk voorschrift;

• ze verenigbaar is met het doel waarvoor ze zijn verkregen.

Voortvloeiend uit het doel van de registratie zijn o.a. als bewerkers van de informatie aan te merken:

• opdrachtgevers: uitvoeringsinstellingen, gemeenten, verzekeraars en individuele ondernemingen;

• samenwerkingspartners van Atelier Totem Zeist zoals onderaannemers waarmee een samenwerkingscontract is afgesloten

• subsidiegelden: UWV, gemeenten, dan wel hun uitvoeringsinstellingen;

• de betreffende werkgever.

Alleen aan uitsluitend bevoegde personen en instanties kunnen recente en

relevante gegevens door Atelier Totem Zeist (eventueel namens de werkgever) beschikbaar

worden gesteld ter verkrijging van subsidiegelden.

Indien noodzakelijk voor de re-integratie of begeleiding van de cliënt in

verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid, zullen gegevens betreffende de

gezondheid van de cliënt worden verwerkt.

Verwerking van gegevens voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden, dan wel op grond van een dringende en gewichtige reden, kan mogelijk plaatsvinden voor zover de persoonlijke levenssfeer van de cliënt daardoor niet onevenredig wordt geschaad. De beslissing tot verstrekking van persoonsgegevens als bedoeld in dit lid wordt genomen door de verantwoordelijke, tenzij de verstrekking voortvloeit uit wettelijk voorschrift.

Aan derden mogen in beginsel uit de persoonsregistratie, en in

overeenstemming met haar doelstelling, bestanden van persoonsgegevens, mits

alleen bestaande uit naam, adres, woonplaats, postcode en soortgelijke voor

communicatie benodigde gegevens, worden verstrekt. Op schriftelijk verzoek van de cliënt blijft zodanige verstrekking ten aanzien van diens persoonsgegevens achterwege.

 

Toegang tot de dossiers en het digitale registratiesysteem

Behalve de direct verantwoordelijke medewerker(s) is het niemand toegestaan dossiers uit de kast te halen.

Uitsluitend met instemming van de zorg coördinator/directie kan aan anderen ter plekke inzage gegeven worden in het lopende dossier. Aan derden, anders dan genoemd wordt geen telefonische informatie verstrekt over de cliënt. De dossiers worden nooit onbeheerd of onbewaakt achtergelaten.

 

 

Koppeling van systemen

Er vindt geen koppeling plaats met andere persoonsregistraties.

 

Wijze waarop de betrokkene of hun wettelijke vertegenwoordigers kennisneming en verbetering van de over hen opgenomen dossiergegevens kunnen krijgen.

De direct betrokkene heeft het recht om:

• de verantwoordelijk medewerker te verzoeken hem mede te delen of zijn persoonsgegevens worden verwerkt;

• op verzoek een overzicht te ontvangen van de verwerkte persoonsgegevens alsmede een omschrijving van het doel, de categorieën van verwerkte gegevens, de naam van de ontvanger en de beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens;

• de verantwoordelijke medewerker te verzoeken de persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen.

• de verantwoordelijk medewerker bericht de verzoeken binnen vier weken na ontvangst van het verzoek. Een weigering is te allen tijde met redenen omkleed.

 

Wijze waarop de betrokkene of hun wettelijke vertegenwoordigers bezwaar

kunnen maken tegen een besluit van de verantwoordelijke inzake een

verzoek tot correctie van de dossiergegevens.

Indien de verantwoordelijk medewerker niet aan een verzoek tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van de betreffende dossiergegevens wenst te voldoen dan zal hij/zij binnen de genoemde termijn de betrokkene hierover met redenen omkleed informeren. Als een betrokkene tegen het genomen besluit bezwaar maakt, kan hij/zij zich binnen zes weken na ontvangst van het antwoord van de verantwoordelijke wenden tot de Arrondissementsrechtbank met het schriftelijk verzoek de verantwoordelijke te bevelen alsnog aan dat verzoek te voldoen, dan wel in schriftelijke vorm eraan te voldoen

 

Hoofdstuk 2

Privacy beleid Atelier Totem Zeist mbt persoonsgegevens van betaalde medewerkers.

Dossiers:

De vaste medewerker van Atelier Totem verstrekt ten behoeve van het opstellen van de totstandkoming van de arbeidsovereenkomst en een personeelsdossier zijn/haar gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de diensten door Atelier Totem.

Deze dossiers worden per medewerker alfabetisch geordend in een dossierkast op de vestiging Zeist. Gedurende de werkzame   periode van de medewerker bij Atelier Totem wordt dit dossier aangevuld met verslaglegging evaluatiegesprekken, beoordelingsgesprekken, opleidingen, adres/telefoon wijzigingen en overige documenten welke van toepassing zijn op de arbeidsverhoudingen tussen medewerker en Atelier Totem.

Dit dossier is in te zien door de medewerker zelf of zijn vertegenwoordiger.

Er wordt geen informatie ingewonnen bij anderen zonder toestemming van de medewerker of zijn vertegenwoordiging.

Rechten van de vrijwilliger;

Medewerkers hebben rechten op inzage, wijziging, aanvulling en verwijdering van bepaalde persoonsgegevens in het eigen dossier. Indien zij hier gebruik van willen maken kunnen zij dit aangeven bij direct leidinggevende, hoofd bedrijfsbureau of directie.

Het recht op inzage en de wijze van opslaan worden vermeld in de arbeidsovereenkomst.

Toegang tot dossier:

Binnen de organisatie wordt het persoonlijk dossier in een afgesloten dossierkast opgeborgen. Deze dossierkast is ten aller tijden op slot.  Alleen bevoegde medewerkers en directie hebben toegang tot deze dossiers.  De gegevens kunnen alleen worden ingezien, na toestemming, door de bevoegde leidinggevende van de betrokken medewerker.

Daarnaast kan ook de medewerker zelf of zijn vertegenwoordiger het dossier inzien.

Welke gegevens worden bewaard:

Van de vaste medewerker van Atelier Totem worden de volgende persoonsgegevens in het dossier opgenomen: NAW, geboortedatum, IBAN, BSN, telefoonnummer en emailadres, kopie ID/Rijbewijs. Op alle documenten in het dossier is BSN en eventuele foto onherkenbaar gemaakt.

 

 

 

 

Uitwisseling gegevens:

Ten behoeve van de salaris verwerking, loonbelasting en sociale verzekeringen is er online gegevensuitwisseling met Accountantskantoor Elfrink, te Driebergen, via een digitaal portaal. Dit portaal is binnen ATELIER TOTEM alleen toegankelijk voor hoofd bedrijfsbureau en directie en beveiligd met tweestapsverificatie.

De wijze waarop gegevensuitwisseling plaatsvindt, welke gegevens daarvoor nodig zijn en hoe de privacy daaromtrent gewaarborgd wordt, is vastgelegd in een verwerkersovereenkomst conform de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming waarin de verantwoordelijkheden van Verwerker en Verwerkersverantwoordelijke zijn benoemd.

Ten behoeve van de uitvoering van Wet Poortwachter en de Wijzigingen Arbeidsomstandighedenwet per 1-1-2017, is er een overeenkomst met Arbo Anders B.V.  Er vindt online gegevensuitwisseling plaats via een digitaal portaal. Binnen ATELIER TOTEM heeft alleen hoofd bedrijfsbureau toegang tot dit portaal, beveiligd met tweestapsverificatie.

De wijze waarop gegevensuitwisseling plaatsvindt, welke gegevens daarvoor nodig zijn en hoe de privacy daaromtrent gewaarborgd wordt, is vastgelegd in een verwerkersovereenkomst conform de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming waarin de verantwoordelijkheden van Verwerker en Verwerkersverantwoordelijke zijn benoemd.

Er worden verder geen bijzondere persoonsgegevens bewaard (godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vakvereniging of politieke partij, strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag, genetische en biometrische kenmerken. Onder deze laatste vallen vingerafdrukken, stem, handschrift, geometrie van de handomtrek en scans van netvlies, iris en gelaat).

 

 

Hoofdstuk 3

Privacy beleid Atelier Totem Zeist m.b.t. persoonsgegevens vrijwilligers

Dossiers:

Vrijwilligers melden zich via aanmeldformulier. De vrijwilliger, verstrekt middels het invullen van dit formulier, zijn/haar gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de diensten door Atelier Totem.

Deze formulieren worden bewaard in een dossier. Deze dossiers worden per vrijwilliger alfabetisch geordend in een dossierkast op de vestiging Zeist. Gedurende de werAtelier Totemame periode van de vrijwilliger bij Atelier Totem wordt dit dossier aangevuld met verslaglegging evaluatiegesprekken, adres/telefoon wijzigingen.

Dit dossier is in te zien door de vrijwilliger zelf of zijn vertegenwoordiger.

Er wordt geen informatie ingewonnen bij anderen zonder toestemming van de vrijwilliger of zijn vertegenwoordiging.

Rechten van de vrijwilliger;

Vrijwilligers hebben rechten op inzage, wijziging, aanvulling en verwijdering van bepaalde persoonsgegevens in het eigen dossier. Indien zij hier gebruik van willen maken kunnen zij dit aangeven bij direct leidinggevende of aan bevoegde medewerker op de administratie.

Het recht op inzage en de wijze van opslaan worden opgenomen in het aanmeld formulier.

Toegang tot dossier:

Binnen de organisatie wordt het persoonlijk dossier in een afgesloten dossierkast opgeborgen. Deze dossierkast is ten aller tijden op slot. De betaalde medewerker van de afdeling Planning & Telefonie, verantwoordelijk voor de registratie van vrijwilligers en het opstellen van de vrijwilligers contracten heeft de sleutel van deze kast. Alleen met toestemming van deze, is de kast toegankelijk.

Deze gegevens kunnen alleen worden ingezien door bevoegde medewerkers.  Daarnaast kan ook de vrijwilliger of zijn vertegenwoordiger de informatie over de vrijwilliger inzien.

Welke gegevens worden bewaard: Van de vrijwilliger van Atelier Totem worden de volgende gegevens in het bestand opgenomen: NAW, geboortedatum, IBAN, telefoonnummer en emailadres.

Er worden verder geen bijzondere persoonsgegevens bewaard (godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vakvereniging of politieke partij, strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag, genetische en biometrische kenmerken. Onder deze laatste vallen vingerafdrukken, stem, handschrift, geometrie van de handomtrek en scans van netvlies, iris en gelaat).